302 online applicaties

Draaiboek Online voor GUV Uitvaart

Cloud-based draaiboek voor GUV Uitvaartverzorging

Over de gebruiksvriendelijke maatwerkoplossing die 302 ontwikkelde voor aula’s van uitvaartcentra en crematoria

Nabestaanden hebben recht op een waardige plechtigheid

Case study: Cloud-based draaiboek voor GUV Uitvaartverzorging

De wensen en eisen van nabestaanden zijn de afgelopen jaren steeds complexer en uitgebreider geworden. Waar een uitvaart voorheen bestond uit enkele voordrachten, muziek en wellicht een filmpje, hebben nabestaanden tegenwoordig steeds vaker de behoefte om tal van foto-, video- en audiomateriaal te gebruiken tijdens een uitvaart.

Voor uitvaartcentra en crematoria is het cruciaal om aan die toegenomen wensen van nabestaanden tegemoet te kunnen komen. Nabestaanden hebben immers recht op een waardige plechtigheid die recht doet aan de zware periode die zij doormaken en die aansluit op de mogelijkheden van deze tijd. De uitvaartbegeleider wil dan ontzorgen en niet belemmerd worden door technische beperkingen.

In dat kader kwam GUV Uitvaartverzorging bij ons uit in de zoektocht naar een nieuw, modern systeem voor het creëren, tonen en beheren van content tijdens uitvaartplechtigheden. De oplossing die we voor hen bouwden, is Draaiboek Online gaan heten.

Draaiboek online ontwerpen uitvaartplechtigheid
automatisch berekenen van fotoduur in slideshows

Situatie: simpele PowerPoint stelt teleur

GUV Uitvaartverzorging bood nabestaanden voorheen de mogelijkheid om een PowerPoint-presentatie in te zetten tijdens een plechtigheid. Hoewel hier door nabestaanden vaak gebruik van werd gemaakt, leidde het in veel gevallen niet tot de gewenste resultaten.

Zo ontstonden er regelmatig problemen met het tonen van slideshows met muziek. Nabestaanden willen een serie foto’s tonen en kiezen een bijpassend muzieknummer. Vervolgens moest een medewerker van het uitvaartcentrum handmatig instellen hoelang elke foto in beeld moest blijven, zodat de vertoning goed uitkwam met de muziek. Een enorm tijdrovende klus, die bovendien het last-minute doorvoeren van aanpassingen erg lastig maakte en de kans op fouten vergrootte.

Daarnaast werkten filmpjes en andere media in de praktijk soms niet goed. Nabestaanden leveren materiaal in allerlei bestandstypen aan. Dat kan problemen opleveren wanneer al die uiteenlopende media in één PowerPoint-presentatie samenkomen.

ontwerper, speler en controller

Oplossing: maatwerk presentatie-software met veel gebruiksgemak

Het was voor ons helder dat we voor GUV Uitvaartverzorging een oplossing wilden bouwen die aan een aantal belangrijke eisen voldoet:

  • Flexibiliteit. Alle denkbare typen media (video, audio en foto) en bestandsformaten moeten eenvoudig en samenkomen in één naadloze presentatie-ervaring.
  • Gebruiksgemak. Het moet eenvoudig zijn om aanpassingen door te voeren, ook op het laatste moment. Verschillende gebruikers moeten daarnaast zonder problemen samen kunnen werken aan één presentatie, zodat bijvoorbeeld verschillende sprekers hun eigen segment kunnen samenstellen.
  • Betrouwbaarheid. Het systeem moet vlekkeloos werken, ook als het internet onverhoopt uitvalt. Voorvertoningen moeten exact overeenkomen met de werkelijkheid in de aula en content moet altijd probleemloos afspelen.

 

ontwerper, speler en controller

Draaiboek Online is een cloud-based applicatie

Het resultaat is de applicatie Draaiboek Online geworden. De applicatie bestaat technisch gezien uit drie onderdelen:

  1. Een ontwerper. Hierin kunnen nabestaanden eenvoudig zelf content opvoeren die ze tijdens de plechtigheid willen gebruiken of tonen. Er is een audiobibliotheek en de ontwerper werkt volledig in de cloud. Zo kunnen meerdere nabestaanden samenwerken in één presentatie. Dat doen ze heel gebruiksvriendelijk door blokken toe te voegen waarin ze vervolgens content kunnen opvoeren. Medewerkers van het uitvaartcentrum kunnen desgevraagd op afstand meekijken en ondersteunen.
  2. Een speler, die Playout wordt genoemd. Deze applicatie speelt alle video en audio in de presentatie af in de aula. Playout toont de presentatie en heeft een realtime connectie met het derde onderdeel: de controller. De applicatie vormt dus het verbindende element tussen de controller en het scherm waarop de content uiteindelijk te zien is voor de aanwezigen.
  3. Een controller. Met de controller bedient een medewerker de presentatie tijdens de plechtigheid. Dit kan zowel via een mobiele app (smartphone of tablet) als via de browser op een computer. In de controller ziet een medewerker alle blokken van de presentatie op chronologische volgorde staan. De bediening is eenvoudig en intuïtief, zodat er geen kans is op gebruikersfouten tijdens de plechtigheid.

Draaiboek Online is een cloud-based webapplicatie. Dat stelt nabestaanden in staat om vanuit huis eenvoudig samen te werken aan de voor hen perfecte uitvaartpresentatie. De software is tegelijkertijd ontworpen om lokaal af te spelen, waarbij geen internetconnectie meer nodig is. Dat heeft als voordeel dat zodra de plechtigheid eenmaal van start gaat, de presentatie ook blijft werken als het internet onverhoopt zou uitvallen. Zo blijft de kans op verstoringen minimaal en ervaart GUV Uitvaartverzorging het vertrouwen om nabestaanden een probleemloze uitvaart te garanderen. Draaiboek Online combineert dus de voordelen van cloud-based met de betrouwbaarheid van offline kunnen werken.

Het systeem heeft ze veel werk uit handen genomen

Resultaten: veel waardering voor gebruiksvriendelijk systeem

Draaiboek Online is al bij tal van uitvaartcentra in gebruik en kan daar op veel waardering van nabestaanden rekenen. Zij kunnen eenvoudig alle filmpjes, foto’s en andere media die hen herinneren aan hun overleden dierbare toevoegen aan de plechtigheid, om vervolgens de perfecte presentatie op te bouwen. Draaiboek Online is daarmee een systeem dat voor GUV Uitvaartverzorging veel waarde toevoegt aan de dienstverlening die men aanbiedt.

Voor GUV Uitvaartverzorging heeft Draaiboek Online een hoop handwerk overbodig gemaakt. Medewerkers zijn geen tijd meer kwijt met het continu aanpassen van PowerPoint-presentaties. Het systeem heeft ze veel werk uit handen genomen en die tijd kan nu worden besteed aan het optimaal van dienst zijn van nabestaanden. Repetitief werk in onhandige systemen is ingeruild voor waardevol, menselijk contact.

Nabestaanden waarderen het zeer dat het last-minute doorvoeren van aanpassingen heel eenvoudig is dankzij Draaiboek Online. Het komt dikwijls voor dat nabestaanden kort voor de uitvaart nog oude foto’s of video’s ontdekken. Met de oude PowerPoint-oplossing, maar ook binnen andere oplossingen die in de uitvaartbranche in gebruik zijn, is het altijd een uitdaging om die content dan nog fraai in de al voltooide presentatie te verwerken. Binnen Draaiboek Online is dit heel eenvoudig mogelijk, in theorie nog een minuut voor aanvang van de plechtigheid.

Met Draaiboek Online hebben we een prettig werkende oplossing op maat neergezet, die heel effectief tegemoetkomt aan de wensen van gebruikers. Door handwerk te automatiseren, stellen we onze opdrachtgever in staat om meer waarde aan te bieden binnen zijn dienstverlening. Dat vertaalt zich niet alleen in tijdsbesparing en dus kostenbesparing, maar bovenal in een hoge gebruikerstevredenheid.

“Met Draaiboek Online hebben wij de regie van een uitvaartplechtigheid bij de nabestaanden kunnen neerleggen. Zij kunnen vanaf meerdere locaties tegelijkertijd content uploaden in het draaiboek. Dit geeft alle nabestaanden de mogelijkheid een mooie bijdrage te leveren aan het laatste afscheid. Een belangrijk gegeven, aangezien een laatste afscheid niet overgedaan kan worden. Ook neemt Draaiboek Online veel werk uit handen van de uitvaartbegeleider, die deze extra tijd nu op andere aspecten van de begeleiding kan inzetten. De uitvaartbegeleider behoudt daarbij natuurlijk de volledige controle en heeft nog steeds de mogelijkheid om nabestaanden te assisteren, of zelfs de regie weer over te nemen, indien gewenst.

302 Online Applicaties heeft heel goed geluisterd naar onze ideeën en wensen. Het team heeft de voor onze organisatie perfecte applicatie gebouwd. Draaiboek Online draagt optimaal bij aan een waardig en zorgeloos afscheid van de overledene. Wij zijn dan ook trots dat we met de ontwikkeling van Draaiboek Online op dit gebied de meest gebruiksvriendelijke en best doordachte applicatie van Nederland in gebruik hebben kunnen nemen in onze aula’s. ”

Iwan
Iwan Koster
Adjunct-directeur GUV

Ook een web applicatie? Neem contact op!

Comments are closed.