Handleiding Draaiboek Online
Beheerders gedeelte
Het beheerders gedeelte van de applicatie maakt het mogelijk om uitvaarten in te plannen, mails te versturen, muziek te beheren, logs te bekijken en controle uit te voeren.
Om in het beheerders gedeelte te komen waar je kan starten met het inplannen van uitvaartplechtigheden ga je naar de reeds ontvangen URL:
[[LINK]].draaiboek-online.nu
Hier kan je vervolgens inloggen met je gebruikersnaam en wachtwoord.
Overzicht Uitvaartplechtigheden
Na het inloggen kom je in het overzicht met uitvaartplechtigheden. Hier vind je alle uitvaartplechtigheden die er zijn. Standaard zijn alleen de relevante uitvaartplechtigheden zichtbaar maar indien gewenst kan je de filtering aanpassen zodat ook historische uitvaarten zichtbaar worden. Ook vind je in het overzicht additionele data zoals de geschatte duur van de uitvaart en of de uitvaart al is ingediend door de nabestaanden
Nieuwe uitvaartplechtigheid inplannen
Door op het plusje te klikken in het overzicht aan de rechterkant (afbeelding hierboven) kan je een nieuwe uitvaart inplannen. Er verschijnt een pop-up die om de benodigde data vraagt.
Hier moet je de naam van de overledene invullen en aangeven of het om een uitvaartplechtigheid of condoleance gaat. Ook selecteer je hier de aula, geef je de status en datum van de plechtigheid in. De duur van de verhuur van de aula wordt in gehele minuten ingevoerd en dient als plannings-indicatie voor de nabestaande.
Onder het kopje bij de contactpersoon vul je de gegevens in van de persoon die een email moet ontvangen voor het ontwerpen van de plechtigheid. Vervolgens druk je op opslaan en komt je terug in het overzicht.
Door op het mail knopje te drukken in het overzicht kan men de zojuist ingegeven contactpersoon een uitnodigings mail sturen met een link om de plechtigheid te ontwerpen.
Deze link kan de contactpersoon doorsturen naar anderen zodat men eenvoudig vanaf verschillende apparaten de uitvaartplechtigheid kan voorzien van foto’s en video’s. (Handig om zo afbeeldingen van uw telefoon aan te bieden.)
Draaiboek ontwerper
De draaiboek ontwerper maakt het mogelijk om een uitvaartplechtigheid te ontwerpen. Dit kan worden gedaan door de unieke link die de contactpersoon heeft gekregen via de uitnodigings mail. Maar ook de beheerder van de applicatie kan in het overzicht klikken op het ontwerp knopje om een uitvaart te bewerken.
De ontwerp module bestaat uit verschillende blokken. Elk blok bevat media en zal een stukje vertegenwoordigen in de uitvaartplechtigheid. We hebben vast een tweetal blokken klaargezet die de inloop en uitloop vertegenwoordigen.
Blok aanmaken
Er kan geklikt worden op een blok om deze te bewerken of je kan tussen een blok op de plus drukken om een blok toe te voegen. Ook is het mogelijk om aangemaakte blokken te verslepen om zo de volgorde te veranderen.
Kies bij het aanmaken van een blok wat voor soort blok het is en of er media wordt toegevoegd. Optioneel is het mogelijk op een opmerking toe te voegen voor eigen referentie of uitvaartbegeleider binnen de aula. Indien het om een sprekers blok gaat wordt er gevraagd naar een geschatte tijd om zo een betere indicatie te kunnen geven van de totale tijd van de uitvaart.
Media aan blok toevoegen
Zodra het blok is opgeslagen wordt deze geopend en is het mogelijk om media bestanden toe te voegen. Een “sprekers blok” kan ook foto’s en video bevatten. Een ander verschil tussen een sprekers blok en media blok is dat een media blok muziekfragmenten mag bevatten en een sprekers blok uit meerdere blokken mag bestaan.
Binnen een blok is het ook mogelijk om additionele instellingen te maken zoals het automatisch afspelen van foto’s in een slideshow, aantal seconden per foto of bijvoorbeeld handmatige selectie van foto’s.
Eenmaal klaar met een blok kan je gerust verder met andere blokken aanmaken. Het opslaan van je werkzaamheden gebeurt automatisch na elke actie.
Bewerken van afbeeldingen
Omdat het soms wenselijk is om een foto bij te snijden of te draaien hebben wij een kleine editor gemaakt waarmee dit mogelijk wordt. Door te klikken op het potloodje bij een foto wordt er een foto editor geopent. In deze foto editor kan je een uitsnede maken van de foto. Maar ook is het mogelijk om hier de foto te spiegelen of draaien. Zodra je de bewerking hebt opgeslagen zal het origineel bewaard blijven in de bibliotheek
Muziek bibliotheek / toevoegen
Indien men heeft gekozen voor een media blok krijgt men ook de mogelijkheid tot het toevoegen van muziek. Indien men op de knop druk voor het toevoegen van muziek zal er een nieuw venster worden geopend met de muziekbibliotheek in beeld.
Door rechts bovenin te klikken op uploaden krijgt men de mogelijkheid om zelf muziek te uploaden. We ondersteunen hier de meest gangbare digitale formaten. (mp3, wav, flac, mwa, aac).
Binnen een blok is het mogelijk om meerdere muziekfragmenten toe te voegen. De muziek kan herhaald afgespeeld worden, dit stopt pas wanneer de gastheer / gastvrouw het volgende blok start.
Videoblok
Draaiboek-online kan video bestanden afspelen. Het is hier mogelijk om de meest gangbare formaten te uploaden.
Om de afspeelbaarheid te garanderen worden deze video’s in de achtergrond naar een standaard formaat omgezet.
Dit proces kan even duren en de status is te volgen bij het desbetreffende blok. Tijdens het omzetten is het wel mogelijk om verder te werken aan het draaiboek. Het indienen van het blok tijdens omzetten is niet mogelijk.
Voorvertoning
Boven in de pagina vind je een knop met voorvertoning. Als je deze indrukt kan je het draaiboek afspelen zoals deze ook in de aula wordt afgespeeld.
Goed om te weten is dat we bij het wisselen van een blok een transitie gebruiken die de muziek langzaam uit en in fade. Ook de foto’s maken gebruiken van deze techniek.
Uitvaart indienen
Zodra je klaar ben met het ontwerpen van de uitvaartplechtigheid kan je de uitvaartplechtigheid indienen. Als dit gedaan is kunnen er door de nabestaande geen mutaties meer worden gedaan. Voordat men een uitvaartplechtigheid indient is het dus verstandig om de voorvertoning door te nemen om er zeker van te zijn dat alles correct is. Indien er nog video bestanden bezig zijn met het omzetten is het niet mogelijk om de uitvaartplechtigheid in te dienen.
Ook bij eventuele fouten is het niet mogelijk om het draaiboek in te dienen. Daarnaast zullen er nog enkele notificaties zijn indien er bijvoorbeeld lege blokken worden ingediend. (Dit kan uiteraard een bewuste keuze zijn)
Draaiboek uitspelen op locatie
Binnen het uitvaartcentrum is er een Draaiboek Server, een Draaiboek Client, en een tablet/telefoon of computer. Elk van deze apparaten hebben hun eigen verantwoordelijkheden en het is globaal goed om te weten wat ze doen. Deze apparaten dienen allemaal in hetzelfde netwerk te zitten zodat ze onderling met elkaar kunnen communiceren. Goed om te weten is dat elke 5 minuten alle ingediende uitvaarten worden binnengehaald. Uitvaarten die al binnen zijn gehaald krijgen geen automatische wijzigingen van het cloud platform.
Draaiboek Server
De Draaiboek Server haalt vanuit de cloud omgeving alle ingediende uitvaartplechtigheden binnen. Hiermee is er geen internet afhankelijk meer tijdens de dienst. Ook is het mogelijk om op deze omgeving last-minute wijzigen door te voeren. Via een snelkoppeling op locatie kunnen deze last-minute mutaties worden gedaan.
Draaiboek Client
De Draaiboek Client staat in verbinding met de schermen en audio in de aula. Hier wordt de plechtigheid afgespeeld zoals hij is ingegeven door de nabestaande. De Draaiboek Client dient in Windows of Linux op “scherm dupliceren” te staan. Op deze machine hebben wij als het goed is een programma geïnstalleerd “Draaiboek Speler”. Indien deze wordt opgestart zal een zwart scherm getoond worden totdat via de controller de actie komt om een blok af te spelen.
Eenmaal opgestart kan men op de knop “Fullscreen” drukken bovenin en men zal zien dat het scherm nu volledig zwart is. Deze modus beëindig je met de knop ESC (escape).
Draaiboek besturing
De Draaiboek besturing is de webpagina waar de besturing van de plechtigheid op plaatsvind zoals start/pauze/volgende blok. De draaiboek controller software kan vanaf zowel een telefoon / tablet of computer worden gebruikt. Via een gegeven link kom je op de controller pagina. Bijvoorbeeld https://klantnaam-lokaal-aula-1.draaiboek-online.nu/controller
Indien je dit op een telefoon of tablet doet is het mogelijk om hiervan een snelkoppeling op het bureaublad te maken. Vanuit hier kan je deze eenvoudig opstarten.
Zodra de controller is opgestart kom je in een overzicht met alle uitvaartplechtigheden van de desbetreffende dag. Deze filtering is eventueel aan te passen zodat je alle uitvaarten ziet. Vervolgens druk je op de knop aansturen om zo een plechtigheid aan te sturen. Indien deze niet op huidige dag plaatsvindt zal er nog een waarschuwingsscherm komen of de actie echt gewenst is.
Het aansturen van een plechtigheid gaat heel eenvoudig en is een kwestie van op play drukken om een blok te starten. Het blok begint te spelen en de “Draaiboek speler” wordt voorzien van beeld en audio. Onderin de applicatie verschijnt een balk waarbij je het huidige blok kan pauzeren of stoppen. Indien je op pauze drukt zal het beeld in de aula blijven staan. En indien je op de stop knop drukt wordt de muziek en overige media uit-gefade.
Daarnaast heeft met als gastheer/vrouw de mogelijkheid om hier nog even de details van het blok in te zien.
Dutch 
English