Software die meewerkt: hoe slimme IT-keuzes je helpen sneller te werken én compliant te zijn
Bedrijfssoftware moet voor jou werken, in plaats van andersom. Met de juiste keuzes wanneer je bijvoorbeeld een bedrijfsapp laat maken, kun je werkprocessen niet alleen automatiseren en handiger inrichten, maar werk je tegelijkertijd aan de compliance. Hoe pak je dat in de praktijk aan?
Vrijwel elke sector heeft er tegenwoordig mee te maken: toenemende regelgeving. Of het nu om Europese richtlijnen gaat of om steeds strenger wordende eisen vanuit gemeentes of provincies, in elke branche moeten bedrijven en organisaties in toenemende mate aan de slag om compliant te blijven.
Dat kun je zien als een probleem, maar ook als een kans: als je je beter aan veranderende omstandigheden aanpast dan je concurrent, kun je je onderscheiden. Zo kun je de komst van bijvoorbeeld nieuwe wetgeving, waaraan je hele sector binnenkort moet voldoen, in je voordeel laten werken. Je moet dan echter wel vanaf het begin de juiste keuzes maken in je IT, en nieuwe verplichtingen en werkprocessen op een slimme manier automatiseren en integreren in je bedrijfssoftware. Maar hoe zit dat precies?
Compliance aan regelgeving maakt werkprocessen stroperig
Compliant zijn aan regelgeving brengt dikwijls het nodige administratieve werk met zich mee. Audits moeten uitgevoerd en gearchiveerd worden, controledocumenten moeten bewaard worden en de administratie moet netjes, toegankelijk en logisch opgebouwd zijn. Dat zorgt er in de praktijk voor dat werkprocessen stroperig worden. Medewerkers moeten allerlei papierwerk invullen, vinkjes zetten en controles uitvoeren, waardoor ze minder toekomen aan de kern van hun werk.
Bovendien: waar mensen werken, worden fouten gemaakt. En er worden dingen vergeten. Medewerkers die aan steeds meer verplichtingen moeten denken, lopen ook steeds meer risico om er één over het hoofd te zien. En dat kan nare consequenties hebben. Om die reden volgt in de praktijk dan vaak de vraag: kunnen we dit niet oplossen in de IT? Het antwoord is doorgaans: ja, dat kan, maar dan moet je het wel slim aanpakken.
Voorbeeld: TRA en LMRA in de bouwsector
Klinkt allemaal nog wat abstract? Een voorbeeld werkt verhelderend.
In de bouwsector zijn allerlei voorschriften en regels van kracht, bijvoorbeeld vanuit ARBO-wetgeving en vanwege brancheafspraken. In de loop der jaren zijn dat er steeds meer geworden, en van bouwbedrijven wordt verwacht dat ze al die voorschriften netjes naleven én dit kunnen aantonen met goede documentatie en administratie.
Dit geldt bijvoorbeeld voor de TRA (Taak Risico Analyse) en de LMRA (Laatste Minuut Risico Analyse). Voor wie niet in de bouw werkt: twee verplichte controles die op gezette momenten moeten worden uitgevoerd en gearchiveerd. Een klant van ons was veel tijd kwijt met het telkens handmatig uitvoeren en archiveren van die documenten. Het mocht bovendien niet vergeten worden, want bij controles door de inspectie moet de administratie op orde zijn.
Daarom ontwikkelden wij binnen de mobiele app die we voor deze klant in beheer hadden extra modules waarmee medewerkers de TRA en LMRA geheel digitaal konden uitvoeren. Het resultaat van de controles werd volledig automatisch gearchiveerd, waardoor die stap niet vergeten of overgeslagen kon worden. Met als gevolg: altijd compliant zijn, sneller kunnen werken en zo min mogelijk tijd kwijt zijn aan formaliteiten en controles.
App laten maken? Pak het slim aan
Heb je in jouw organisatie een maatwerk app in gebruik, of wil je een app laten maken? Pak het dan slim aan, en zorg ervoor dat je optimaal tijd bespaart door repetitieve werkprocessen zoveel mogelijk te automatiseren. Iedere sector heeft zijn eigen uitdagingen en verplichtingen, maar overal zijn mogelijkheden om je te onderscheiden van concurrenten door het nét even effectiever en doordachter aan te pakken.
Als IT-partner denken we graag met je mee hoe we jouw bedrijfssoftware zo slim mogelijk kunnen inrichten. Zodat bedrijfssoftware voor jou werkt, in plaats van dat jij heel hard aan het werk bent voor je software.
Meer weten over de apps die wij creëerden voor de bouwsector? Op zoek naar een IT-partner die écht met je meedenkt? Neem vandaag nog contact met ons op, en we kijken graag eens vrijblijvend met je mee.
Vrijblijvend over een idee praten? Neem contact op!
Wil je meer informatie of heb je een vraag? Neem contact met mij op en ik help je graag verder.
Liever terug gebeld worden? Laat je telefoonnummer achter en we bellen je zo snel mogelijk terug!
English 
Dutch